Alfta industricenter AB (AICAB) skyddar dina personuppgifter

Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Därför är vi öppna med hur vi samlar in, behandlar och delar med oss av den information som vi sparar om dig hos oss.

Personuppgifter är all information som kan användas för att identifiera en enskild person. Exempel på detta kan vara grundläggande uppgifter om dig som namn och kontaktuppgifter, men även ditt foto och telefonnummer.

Vi ser till att dina personuppgifter är skyddade hos oss och att behandlingen följer både gällande dataskyddsregler, interna riktlinjer och rutiner. Vi har även ett dataskyddsombud som granskar att dessa regler följs.

Här beskriver vi hur och varför vi behandlar personuppgifter, samt vilka rättigheter du har. Behandlingarna kan skilja sig åt något beroende på om någon annan lag ligger som grund.

AICAB ska vidta alla rimliga åtgärder för att säkerställa att skyddet för den personliga integriteten är stark. Det gäller för såväl behandling av personuppgifter gällande hyresgäster och företagare med relation till AICAB, som medarbetare och andra individer vars personuppgifter kan komma att registreras hos AICAB. Alla som registreras ska kunna känna sig trygga när de anförtror AICAB sina personuppgifter.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är uppgifter som på ett eller annat sätt kan kopplas till din person, till dig som styrelseledamot eller VD i ett företag som avser att hyra lokal av AICAB.

Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som till exempel fastighetsbeteckning eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Hur skyddas dina personuppgifter?

All behandling av personuppgifter ska ske med respekt för den personliga integriteten och med beaktande av EU:s dataskyddsförordning och i övrigt säkerställa att behandlingen sker enligt gällande lag. För att uppnå ett fullgjort integritetsskydd har AICAB i uppdrag att se till så att personuppgifter skyddas av modern och kostnadseffektiv teknik. Dina personuppgifter utgör en del av AICAB s allmänna handlingar och vi kan få frågor om att lämna ut dessa till enskilda eller företag. Före ett utlämnande genomförs en sekretessprövning enligt offentlighets- och sekretesslagen.

Information om behandling av personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter när du söker lokal, när du sedan blir kund hos oss och även en tid efter att din tid som kund hos oss har upphört. Din integritet är viktig för oss och vi vill därför att du läser vidare för att få veta mer.

En personuppgift är all slags information som kan kopplas till dig som person, till exem­pel namn, adress, kontaktuppgifter som tele­fonnummer och e-postadresser.

Personuppgiftsansvarig

Alfta Industricenter AB (AICAB), Box 80, 828 22, EDSBYN, 556493-6531, är personuppgiftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina person­uppgifter korrekt. Dataskyddsombudet nås på dataskyddsombud@kfh.se.

När du anmäler intresse att hyra lokal av oss

Under tiden fram till eventuellt hyresavtal samlar vi in och behandlar personuppgifter för att administrera din intresseanmälan. Det gör vi för att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter. Uppgifterna ligger kvar så länge intresset finns kvar. Om du inte önskar stå kvar kan du begära att vi rensar bort och raderar dina personuppgifter.

När du erbjuds en lokal hos oss

När du blir erbjuden en lokal hos oss behöver vi behandla fler uppgifter om dig. Då behöver vi till exempel uppgifter om ekonomi samt hur du och ditt företag skött tidigare hyresinbetalningar. Det innebär att vi gör en kreditupplysning, hämtar uppgifter från inkassobolag och Kronofogdemyndigheten och andra intyg och uppgifter från referenspersoner du lämnar till oss.

Vi sparar dina uppgifter så länge de är rele­vanta och aktuella. Kreditupplysning, uppgif­ter från inkassobolag och myndigheter som vi samlat in för att godkänna dig som hyresgäst sparar vi inte. Om du blir nekad att hyra hos oss på grund av att vi inte kan godta dig som hyresgäst kommer vi dock att bevara dina personuppgifter i tre månader efter av­slagsbeslutet.

Allmänna handlingar

Vi omfattas av tryckfri­hetsförordningens bestämmelser om allmänna handlingar. Det innebär att vi bevarar allmän­na handlingar i vårt arkiv. Allmänna handling­ar är handlingar som skickas in till oss eller handlingar vi själva upprättar, till exempel hyresavtal, brev och intyg. Vi gallrar allmänna handlingar och uppgifter i handlingar enligt vår dokumenthanteringsplan.

Under hyresförhållandet

När du blir kund hos oss och får ett hyresavtal behandlar vi dina personuppgifter för att kun­na fullgöra och administrera våra skyldigheter som hyresvärd och avtalspart. Under hyresförhållandet behandlar vi till exempel dina personuppgifter när vi skickar ut hyresavier och hanterar dina betalningar, när vi inhämtar uppgifter om förbrukning av el och/eller vatten/värme, när vi hyresförhandlar och när vi skickar information till dig som du behöver.

Vi kan också behöva uppdatera dina personuppgifter mot offentliga register för att säkerställa att de är korrekta. Om du har skyddade personuppgifter kommer vi att hantera dina uppgifter enligt våra rutiner för sådana.

Vi behandlar personuppgifter för att kunna tillhandahålla våra tjänster och service till dig samt för att marknadsföra oss och våra tjänster. Denna behandling är nöd­vändig för vårt berättigade intresse att utveckla, förbättra och sälja produkter och tjänster och behålla en god kundkontakt med dig. Dina personuppgifter kommer också att behandlas så att andra företag kan marknadsföra sina produkter som du kan ha nytta av i samband med hyresförhållandet. Sådan marknadsföring kan avse bredbandsbolag, försäkringsbolag och elbolag.

I många av AICABs fastigheter använder vi oss av så kallade elektroniska nycklar (även kallade ”taggar” eller brickor). I det elektroniska nyckelhanteringssystemet lagras dina/era dörröppningar. Dessa händelser är en form av personuppgifter. Ändamålen med behandlingen av personuppgifterna är att du/ni ska kunna öppna de dörrar ni behöver i era lokaler. AICAB grundar behandlingen av personuppgifter på ett berättigat intresse enligt Dataskyddsförordningen (GDPR).

Vi behandlar också personuppgifter när det är nödvändigt för att tillvarata ett rättsligt anspråk. Det kan vi behöva göra om det till exempel förekommer störningar i hyresförhållandet, sena eller uteblivna hyresbetalningar eller skador i lokalen. Vi kan också behöva lämna ut personuppgifter berörda myndigheter.

Vi kan komma att anlita personuppgiftsbiträde för behandling av dina personuppgifter. Det kan till exempel gälla en entreprenör som ska reparera något i din lokal ett företag som tillhandahåller bredband eller el, ett inkassoföretag eller ett företag som sköter våra IT-system. Vi lämnar också ut dina personuppgifter när det följer av lag eller myndighets­beslut. Om uppgifterna överförs till ett land utanför EU, säkerställer vi att sådan överföring är laglig.

Vi sparar dina personuppgifter under den tid de är relevanta.

När hyresförhållandet är slut

Alfta Industricenter AB (AICAB), Box 80, 828 22, EDSBYN, 556493-6531, är personuppgiftsansvarig för be­handling av dina personuppgifter som vi gör själva eller annat företag gör på vårt uppdrag.

Vi har ett dataskyddsombud som kontrollerar att vi behandlar dina person­uppgifter korrekt. Dataskyddsombudet nås på dataskyddsombud@kfh.se.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi hanterar om dig, ett register­utdrag. Du har också rätt att få felaktiga upp­gifter rättade. Du har också rätt att kräva att vi begränsar vår behandling av dina personupp­gifter om du till exempel anser att de inte är korrekta. Du har rätt att få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (dataportabilitet).

Du har rätt att få se all information vi har om dig i våra register. Har du frågor om hur du begär ett registerutdrag, kontakta oss (förvaltare) på info@aefab.se eller telefon 0271-575 00.

Du har rätt att klaga

Om du menar att vi inte har behandlat dina personuppgifter enligt gällande lag så hör av dig till oss på info@aefab.se eller 0271-575 00.

Som privatperson kan man kontakta dataskyddsombudet om man inte får det stöd som kan förväntas av Alfta Industricenter gällande ens rättigheter enligt dataskyddsförordningen (GDPR). Enklast kontaktar du dataskyddsombudet på dataskyddsombud@kfh.se eller via telefon, fredagar mellan 8:00 och 11:00, 0271-540003.
Dataskyddsombudet omfattas av sekretess i sitt uppdrag.